Raumdaten einlesen und QR-Codes erzeugen

Für Mitglieder von Hochschuleinheiten

• Teilnahme: Wenn Sie mit Ihrer Einheit am Verfahren teilnehmen möchten, benötigen Sie QR-Codes für Ihre Räume.
  Sie schicken eine Excel-Datei mit Rauminformationen zu den Datenverwalter_innen und bekommen eine PDF-Datei mit QR-Codes zurück.
  Machen Sie am besten eine Excel-Datei pro Gebäude, dann lassen sich die QR-Code-Dateien gut handhaben.
• Format: Die Excel-Datei wird nicht von einem Menschen, sondern direkt von der Anwendung interpretiert. Die Überschriftzeile und die Zellenformate deshalb bitte keinesfalls ändern und die nachfolgenden Hinweise genau beachten.
  Beginnen Sie mit dieser Vorlage (Excel-Download). Jeder Raum bekommt eine Zeile. Sie sollten am Schluss die beiden Beispielzeilen natürlich löschen.
  Geben Sie die Felder an wie folgt:
  • organization: Domainname der teilnehmenden Hochschule, z.B. fu-berlin.de für die Freie Universität Berlin. Dieser Wert ist in allen Zeilen der Datei gleich. Er bezieht sich auf die Hochschule als Ganzes, nicht auf die Hochschuleinheit.
  • department: Intern gebräuchlicher Kurzname der Hochschuleinheit, z.B. MathInf für den Fachbereich Mathematik und Informatik. Auch dieser Wert ist in aller Regel in allen Zeilen der Datei gleich.
  • building: Gebäudebezeichnung, meist Straße und Hausnummer, z.B. Takustr. 9 für das Informatik-Hauptgebäude in der Takustraße 9. Dieser Wert sollte (genau wie alle anderen) nicht zu lang sein, da er auf dem QR-Code-Schild mit ausgedruckt wird und dort die verfügbare Breite nicht überschreiten sollte. Der Name muss nicht unbedingt exakt zum Straßenschild passen; evtl. verkürzte Straßennamen oder weithin bekannte Gebäudenamen bevorzugen.
  • room: Raumbezeichnung. Für Lehre-Räume in der Regel eine Raumnummer, z.B. 055 für den Seminarraum 055 im Erdgeschoss. Dies sollte zur Beschriftung an der Eingangstür des Raums passen.
    Für Büroräume erklärt man zum "Raum" den ganzen Einzugsbereich eines Begegnungsorts (z.B. Flur, Großraumbüro, Küche, Besprechungsraum), in dem erfahrungsgemäß machmal längere Kontakte zustande kommen, also meist einen Flur, Trakt, Flügel oder eine Etage. Hier sind also sinnvolle frei gewählte Bezeichnungen zu vergeben, nicht Raumnummern.
  • row_dist: Abstand der Sitzreihen (in Metern), z.B. 1,5 für den normalen Sicherheits-Abstand oder vielleicht 0,9 für einen voll benutzten Hörsaal. Anzugeben ist der geringste solche Abstand im Raum.
  • seat_dist: Horizontaler Abstand der Sitze (in Metern), z.B. 1,5 für den normalen Sicherheits-Abstand oder vielleicht 0,75 für einen voll benutzten Hörsaal. Anzugeben ist der geringste solche Abstand im Raum.
  • seat_last: Letzter Sitz, z.B. r2s7 für Reihe 2, Sitz 7 in einem Raum mit 14 Sitzen in zwei Reihen. Der erste Sitz ist immer r1s1. Diese Sitznummern werden auf den QR-Code-Schildern gut lesbar mit ausgedruckt.
    Zum Umgang mit diesem Sitzraster siehe FAQ 3.2.
  • Wichtig: Alle Zellen der Datei haben das Zellenformat Text.
  • Es darf keine leeren Zeilen am Ende (oder leeren Spalten rechts) geben. Das ist etwas unangenehm: Solche Zeilen kann man nicht sehen, aber man kann sie markieren und mit Entf löschen. (Ganze Zeilen oder Spalten markieren, nicht nur Zellen darin!)
• Die fertige Datei schicken Sie an die Datenverwalter_innen unter der Emailadresse anwesende-daten@mi.fu-berlin.de. Der Betreff sollte mit "QR-Codes für" und dem Namen der Hochschuleinheit beginnen.
• Wenn alles klappt, kommt sehr bald die entsprechende PDF-Datei mit den QR-Codes per Email an Sie zurück.
  Wenn es Unstimmigkeiten in den Raumdaten gibt, kommt statt dessen eine Rückfrage.
• Es empfiehlt sich, pro Gebäude eine eigene Excel-Datei zu machen, damit die PDF-Datei übersichtlich genug bleibt.
• Wenn mal die Sitzanzahl für einen Raum nicht gestimmt hat, ist das kein Problem: überzählige QR-Codes kann man ohne Schaden für das System einfach unaufgeklebt lassen.
  Fehlende QR-Codes kann man nachträglich beschaffen: Einfach die Datei für das Gebäude korrigierten Zeilen für die fraglichen Räume nochmal einreichen. Es werden dadurch keine Daten doppelt erzeugt, die das System später durcheinander bringen könnten.

Für Datenverwalter_innen

Bitte prüfen Sie zugesandte Raumdaten vor dem Einlesen, insbesondere:

• Benutzen organization und department die richtigen Schreibweisen?
• Gibt es womöglich für jeden Sitz eine eigene Zeile? Oder absurde Sitzanzahlen?
• Einlesen lassen sich nur Excel-Dateien im korrekten Format, siehe oben.

Alles OK? Dann lesen Sie die Excel-Datei über das nachfolgende Hochlade-Feld ein, drucken Sie die entstehende Seite mit einem PDF-Treiber (z.B. Adobe PDF) in eine PDF-Datei (also nicht auf einen Drucker) und schicken Sie diese Datei an die einreichende Person zurück.

Achtung: Für sehr große Anforderungen (z.B. 1000 QR-Codes auf einmal) kann es mehrere Minuten dauern, bis der Browser alle Codes dargestellt hat. Erst dann sollte man die PDF-Erzeugung starten.

File*

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1. 2020-10-29 10:30 durch dummy (dummy)
   uni-dummy.de, dummydept
   1/1 neue Räume/Sitzplätze, QR-Codes

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